Bagaimana sih membuat proposal?
Contoh kasus : Draft Proposal ITS Guide
Sebenarnya, membuat proposal tidaklah sulit. Ada beberapa hal yang harus kita kuasai, yaitu :
- Memahami esensi dari sebuah proposal
- Memahami duduk permasalahannya ( yang mau dibuat proposal ).
- Menguasai konsep penyelesaiannya.
Memahami esensi sebuah proposal.
Esensi adalah makna dasar atau kandungan. Esensi dari proposal adalah sebuah usulan kepada pihak yang mau kita beri proposal. Yang memberikan kita sebuah amanah atau tugas untuk menyelesaikannya.
Banyak macam tendensi orang membuat proposal. Ada yang memang ingin menyelesaikan masalahnya, atau memiliki tendensi lain. Biasanya kalau tidak terlalu fokus bkn pada penyelesaian masalahnya (ada tendensi lain), maka masalah itu pun tidak akan selesai dengan baik.
Untuk membuat proposal yang baik, maka kita harus bisa fokus pada permasalahan yang dihadapi. Konsentrasi pada metode penyelesaiannya, dan faktor-faktor yang mendukung atau menghambat penyelesaian tersebut.
Memahami Duduk Permasalahan
Untuk sebuah ITS User Guide, maka pokok permasalahan adalah terletak pada tamu, orang tua dan mahasiswa baru yang mayoritas kebingungan mencari petunjuk harus kemana dan bagaimana kalau memasuki ITS. Misalnya untuk keperluan daftar ulang, beribadah (sholat), mencari tempat kuliah (jurusan), dan lain sebagainya.
Saat ini wilayah ITS sudah sangat luas dengan banyak bangunan yang beragam bentuk dan fungsi. Sehingga cukup sulit mencari tempat-tempat yang spesifik karena banyaknya bangunan tersebut.
Jadi jika di breakdown, maka permasalahan mereka adalah :
Pertama, tidak tahu harus kemana dan bagaimana kalau mau keperluan. Misalnya mau daftar ulang, rapat wali murid, menghadiri seminar, atau mengikuti ujian. Sehingga dibutuhkan proses lama untuk bertanya-tanya kesana kemari. Di gedung apa, dan bagaimana nanti prosesnya. Ini belum termasuk menyangkut lokasinya.
Kedua, sulit mencari tempat tertentu, media transportasi dan jalur/rutenya. Walaupun sudah tahu nama gedungnya, tapi jika posisinya tidak diketahui maka akan jadi masalah baru. Tahu lokasinya juga harus tahu rute dan media transportasi yang bisa dipakai. Apakah bisa jalan kaki, naik motor, mobil atau transportasi umum.
Nah, semakin dalam kita bisa masuk permasalahan, maka akan semakin detil solusi yang bisa kita berikan. Bisa jadi, pihak klien tidak menyadarinya, dan itu akan menjadi nilai lebih bagi kita. Karena kita bisa memberikan sesuatu yang tidak terbayangkan oleh pihak klien.
Memahami permasalahan bisa dengan membaca literatur, insting, pengamatan, analisis pribadi maupun dengan surve. Disinilah dituntut kemampuan ‘membaca’ situasi atau lingkungan, dalam Al-Qur’an Allah memerintahkan dengan Iqra’ bismirabbiqal ‘adzim. “Bacalah, dengan nama tuhanmu yang maha Agung”. Artinya, ketika kita membaca masalah, harus senantiasa dzikir kepada Allah. Insya Allah diberikan pencerahan dan petunjuk yang terbaik.
Mungkin ada banyak masalah lagi yang dihadapi orang tua, mahasiswa baru (atau lama), tamu ITS, dan lain-lain. Bahkan mungkin banyak lagi yang lainnya yang bisa dijabarkan. Kemudian, mungkin tidak dua hal saja diatas yang dihadapi. Bisa lebih dalam lagi kalau digali. Akan tetapi, segala sesuatu harus ada batasannya, yang kalau bisa tidak terlalu membebani kita untuk bisa diselesaikan. Sehingga penyelesaian masalahnya juga bisa lebih cepat diselesaikan.
Menguasai konsep penyelesaiannya.
Setelah kita memahami permasalahannya, maka kita menuju konsep bagaimana menyelesaikannya. Tentunya dengan bentuk project atau skill yang kita kuasai. Jika contoh disini kita akan menyelesaikan masalah tersebut di atas dengan teknologi, maka kita harus mampu mengkorelasikan permasalahan dengan penguasaan teknologi yang kita miliki.
Dan teknologi yang akan kita pakai dalam masalah ITS Guide ini adalah dengan peta online. Tentunya kita tidak boleh terlalu fokus pada petanya. Kita harus tetap fokus pada solusi permasalahannya. Maksud adalah, bahwa sistem ini akan lebih bagus lagi jika didukung dengan sistem DSS (Decision Support System) yang terintegrasi dengan peta online.
DSS adalah sebuah sistem atau mekanisme, dimana kita bisa memberikan petunjuk bagaimana proses yang harus dilakukan untuk menjawab keperluan mereka. Sedangkan peta akan menunjukkan dimana tempat proses-proses tersebut harus dilakukan.
Sebagai contoh, untuk daftar ulang, yang harus dilakukan adalah :
- Pengambilan Formulir. DSS akan menjawab “tukarkan tanda peserta PMDK atau UMPTN di gedung BAAK ITS“. Sediakan dana Rp 130.000,00 untuk ganti formulir.
- Pembayaran dana uang gedung dan lain-lain di BANK BNI ITS. Dan setelah itu Anda akan dapat kwitansi pelunasan.
- Tes kesehatan di Gedung Serba Guna ITS.
- Isi kembali formulir Anda dan kembalikan ke BAAK ITS.
- Proses selesai, Anda tinggal menunggu panggilan untuk tes berikutnya.
Nah, setiap tanda bergaris bawah adalah sebuah lokasi yang bisa dilihat di peta. Sehingga ketika user membutuhkannya, dia bisa cari sewaktu-waktu tempat tersebut di Guide System.
Sistem peta ini bisa terintegrasi dengan DSS, tapi juga bisa berdiri sendiri. Sehingga ketika user hanya ingin mencari tempat, dia tidak harus masuk ke sistem DSS. Demikian juga sebaliknya, jika seseorang sudah hafal dengan lokasi ITS, bisa jadi dia kurang memahami prosedur birokrasinya. Maka dia juga bisa hanya memanfaatkan menu DSS nya saja.
Sistem DSS sediri jika didetilkan lagi akan banyak menu yang bisa ditampilkan. Misalnya, catatan-catatan yang harus diperhatikan. Hal-hal yang harus dihindari. dan lain-lain. Sedangkan sistem peta sendiri juga bisa memiliki beberapa menu pelengkap seperti rute untuk menuju tempat tersebut dari tempat kita, jenis-jenis transportasi yang bisa dipakai, atau tempat-tempat yang akan dilaluinya (agar menjadi perhatian atau berhati-hati).
Untuk mempercantik penampilan dan enhancement (pencanggihan) fungsi, maka bisa dilakukan banner-banner khusus untuk event-event tertentu yang diadakan di ITS. Misalnya di tampilan depan, selain diberikan menu-menu utama, juga diberikan banner khusus seperti acara rapat ikoma, seminar-seminar, atau kegiatan lain yang ada pada saat itu. Sehingga, bisa menjadi shortcut bagi user yang ingin mendapatkan informasi lebih tentang kegiatan tersebut.
Dengan shortcut banner ini, ketika kita ingin mengetahui informasi detilnya bisa langung klik detil informasinya, lokasi acara, rute menuju ke tempat tersebut, atau menu-menu DSS seperti cara pendaftaran, cara menjadi sponsor dan lain-lain.
Kerangka Teknis
Setelah kita menjabarkan tentang konsep penyelesaiannya, maka kita menuju penyelesaian teknisnya. Sehingga konsep-konsep yang kita berikan tersebut memang layak diwujudkan dengan teknologi, hukum, sumber daya, atau sistem yang ada.
Untuk sistem DSS, kita bisa bikin algoritma …. dimana segala permasalahan kita masukkan di database termasuk jawabannya serta urutan-urutannya. Tanda bergaris bawah bisa kita masukkan dengan tanda tertentu, sehingga ketika di klik akan menuju lokasi tertentu sesuai id tempat tersebut.
Untuk tampilan, agar lebih user friendly dan komunikatif, bisa digunakan animasi flash. Animasi flash ini selain bisa menampilkan menu dengan cantik, juga bisa diprogram. Sehingga bisa mengintegrasikan antara DSS dan user interface yang bagus.
Teknologi peta yang akan digunakan adalah peta flash, dimana peta ini sebenarnya adalah koordinat digital yang ditampilkan dalam bentuk flash. Sebenarnya bisa juga ditampilkan dalam format gambar (gif, jpeg, atau png), akan tetapi agar bisa terintegrasi dengan flash, maka sekaian ditampilkan di flash.
Gambar-gambar gedung atau lokasi yang ada di ITS akan semaksimal mungkin ditampilkan dalam bentuk 3D frame (tidak solid), akan tetapi jika diperjalanan nanti menemui kesulitan akan ditampilkan dalam bentuk 2D. Sehingga user betul-betul bisa melihat rutenya dengan pandangan yang mudah dan membantu.
Rute-rute yang ada, karena hanya sedikit alternatif, maka hanya menggunakan rumus sederhana. Dimana koordinat-koordinat lokasi dan rutenya sudah dimasukkan ke dalam database, dan query untuk menampilkannya juga sederhana. Terkecuali sudah ditemukan algoritma yang cocok untuk menyederhanakan rute-rute yang ada. Termasuk beberapa alternatif rute jika menggunakan kendaraan roda dua, roda empat atau jalan kaki.
Anggaran Dana & Kebutuhan
Dijelaskan masa waktu penyelesaian, tenaga yang dibutuhkan dan besar dana yang diinginkan. Akan tetapi ini boleh dilewati, dan disebutkan angkanya setelah tahap kedua saja.
Penutup
Di penutup ini kalau bisa tidak sekedar dijelaskan tentang formalitas penutup proposal. Akan tetapi disebutkan juga konstrain2 yang ada di sekitar kita, sehingga kita bisa memahami mengapa sebuah project itu gagal atau berhasil.
Misalnya, bahwa keberhasilan sebuah project akan ditentukan oleh kebutuhan, proses pemeliharaan, juga kesinambungan manfaat dan fungsi, dan sumber daya yang menopangnya.
Sebuah project akan lebih mudah diselesaikan dengan baik jika tingkat kebutuhannya tinggi. Lain halnya jika project hanya sebagai korban. Misalnya, agar dana bantuan turun, projectnya harus dipaksakan ada, padahal tidak terlalu dibutuhkan.
Kedua,a ada proses pemeliharaannya, sehingga fungsi-fungsinya tidak usang ditelan masa. Harus selalu up to date dengan keadaan dan kebutuhan pada saat itu. Sehingga pemakai tetap menikmati layanan yang disediakan.
Ketiga, adalah sumber daya. Project yang bagus akan jadi buruk jika sumber daya pelaksananya kurang bermutu atau kurang bermental. Oleh karena itu selain persiapan fisik, juga dibutuhkan persiapan mental, sehingga masing-masing pihak yang berkepentingan betul-betul saling mendorong agar project tersebut berhasil terwujud sesuai dengan yang diharapkan.
Alhamduillah, semoga tulisan ini bisa dimanfaatkan dengan baaik.
